仕事のミスが多い人の改善方法!優先順位とタスクの管理を!

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仕事でのミス

ヘコみますよね~。




ミス自体は、なにも恥ずかしいことではありません。

同じ失敗を繰り返すことが恥ずかしいのです。


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  • 気をつけてるのに細かいミスを連発してしまう

  • 大きなミスを繰り返してしまい悩んでいる

  • 仕事でこれ以上ミスをするのが怖い


  • そんな悩みを持っている人は、是非、
    この記事を参考にしてみてください。

    かく言う私も、新入社員や、20代のころは、
    かずかずの、小さな失敗、大きな失敗を、
    繰り返し、繰り返し、してきました。

    ところが、社会人になって、はや10余年
    やっと最近になって、

    オイオイ、そこ、何回間違えてるの!

    というようなミスは、しなくなってきました。

    では、

    どんな方法で、ミスを減らすことができるようになってきたのか

    興味ありませんか(^^?

    それでは、どうやって、私がミスを減らしていったか、
    その具体的な方法を、あなたに、お教えします!


  • 優先順位の付け方

  • 多重チェックの方法

  • 未来のタスクを忘れない方法


  • 読んでみるだけではだめですヨ

    読み終わった後、すぐに実践してみてくださいね。
    (´▽`)h

    それではさっそくいってみましょう!

    タスク管理について


    まずは優先順位の付け方についてです。

    仕事をしていると、何かの作業中に、声をかけられたり、
    仕事が追加されたりするのは当たり前のこと。

    仕事上のミスで多いのは、

    あっ、やべ!忘れてた~!!

    と、やるべきことが漏れている場合です。

    忙しいと、どうしても、漏れてしまったり、
    忘れてしまったりしますよね。

    まずは、どんな小さな仕事も、
    自分のわかりやすい方法でリスト化しましょう!

  • 裏紙に手書き

  • パソコンのメモ帳

  • エクセル


  • なんでもオッケーです!

    優先順位の設定について

    次は、優先順位の設定。

    すべてをリスト化したら、
    次は優先順位を設定します。

    振り分ける内容は以下の4点。

  • 今日中にやらなければいけないこと

  • 期限までにやらなければいけないこと

  • すでに対応済みで返事待ちなこと

  • いつかやらなければいけないこと



  • そして、すべてのリストに

    確認すべき日付け

    をいれておきます。

    マークは自分のわかりやすい内容で、
    なんでもOKです。

    私は、「★」、「○」、「●」、「・」

    を使っています。

    たとえばこんな感じですね。

    タスク管理表メモ例

    ——今日中の仕事——
    ★Aさんからの問い合わせ対応
    ★Bさんへの見積発行
    ★銀行へ入金確認

    —-期限までにやる仕事—-
    ○01/27 1月の請求書送付
    ○02/03 月売上報告書の作成

    —-返事待ちの仕事—-
    ●01/20 Cの取材のアポイント 23 or 24
    ●01/23 ○の記事校正返事待ち 公開日 26

    —-そのうちやる仕事—-
    ・02/28迄 歓迎会の場所と人数
    ・03/01迄 花見の場所決め
    ・03/31迄 住所録リニューアル

    この時に大切なことは、

    日付けが近いものを上に持ってくる

    ようにしてください。

    日にちを書き直すたびに、並びかえるようにしましょう!

    やらなくていい仕事とは?

    当然、毎日タスクは追加されていきますから、
    どんどん、リストは増えて行きます。

    そこで重要になるのが、

    やらなくていい仕事の選別

    です。

    これは、期限を切ることにも関係してきます。

    実は、やらなくても問題ない仕事が結構存在します。

    新しい日付けを上に持っていく

    というルールを守っていれば、必然的に、
    優先順位の低いタスクが、下の方にたまって行きます。

    帰る前でも、金曜の夜でも、良いので、定期的に、
    それらを削除する時間を設けましょう。

    ポイントは、消すことを前提に
    リストを整理することです。



    本当に必要なことであれば、
    日にちを振ることができます。

    逆に必要なければ、バンバン、
    リストから削除していきましょう。

    いや、これは私がやらないと・・・

    って思ったら負けです(笑)

    誰かに振ったり、やっつけで
    終わらせてしまってOKです。

  • 本当に必要な仕事を滞りなく期限内に終わらす
  • きっちり仕事はして定時で帰る


  • この2つの事の方が実は断然重要なのです(^^

    仕事が終わらないよぉ~
    忙しくて無理だよぉ~

    と、言いながら、夜遅くまで、
    だらだら残業しているのは、

    仕事ができない人

    の行動です。

    帰って、定時で「ビシッ」と帰る人の方が、
    いい仕事をしていることが、多々あります。

    自分の仕事のタスク量と、作業スピード
    把握できるようになれば、自分の退社時間も、
    おのずと見えてくるようになります。

    朝一番、出社したらまずは、

    今日やらなければいけない仕事と、そのボリューム

    を、把握してから仕事を始めるようにしましょう!


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    多重チェックの方法


    さて、ここで、

    間違えてはいけない大事なタスク

    に話を戻しましょう。

  • どうしても同じミスをしてしまう場合。

  • 絶対に間違えてはいけない場合。



  • そんな場合は、他人を巻き込むようにしましょう。

    と、いうのも、

    多重チェックをする」ことで、

    かなりのミスを防げるようになるのです。



    本当は、状況をみて、上司や先輩が
    判断するべきことですが、自分から
    提案してしまっても全然OKです!

    その際に、間違えそうなポイントを、
    一緒にチェックする人と共有しておきましょう。

    たとえば、見積書のチェックであれば、

  • 相手先の会社名
  • 日付け
  • 金額
  • 見積期限


  • などですね。

    多重チェックでOKがでても、
    最後に提出する際のセルフチェックも忘れずに!

    リマインドメールの活用方法


    ちょっと未来の予定って、
    忘れたりしやすいですよね。

    そんな場合は、メールの機能の
    リマインドメールを活用しましょう。

    忘れてはいけない事を、時間を指定して、
    自分宛てにメールを送るのです(^^

    だいたいどのメールソフトにもついています。

    私はBecky!を使っているのですが、
    参考までにやり方を載せておきますね(^^

    Becky!のリマインドメール作成方法

    1.新規メールを作成します

    2.左上の「ファイル」から「リマインダ」を選択



    3.必要事項を入れる



  • 特定の日を選択
  • アクションは「送信箱に入れる」を選択
  • 日付けを入れる
  • 時刻を入れる
  • 「OK」をクリック

  • リマインドメールを自分に送るタイミング
    忘れちゃいけない日の、当日じゃだめですよ!

    ちゃんと、自分にリマインドしたあと、
    対応する為の時間も考慮してくださいね(´▽`v)

    まとめ


    いかがでしたでしょうか?

    今回は、仕事でミスが多い場合に、
    これ以上、ミスをしないようにする為に、

  • 優先順位の付け方

  • タスクの管理の方法

  • リマインドメールの活用方法



  • について紹介しました。

    この3つを実施すれば、
    あなたのミスは確実に減るはずです!



    今回は、例として今の私のやり方を紹介しました。

    が、やり方は、合う、合わないがあるので、
    自分のやりやすい方法を見つけ、
    どんどん、改良して行ってください!

    良く分からない場合は、今回紹介したやり方を、
    そっくり真似をしてみてくださいネ。

    私も昔は

    とにかく片っ端から紙に書いて終わったものから消していく!

    という方法で管理していました。

    手書きだと紙が埋もれたりするので、今は、
    Googleドキュメントを使って、

  • 職場

  • スマホ

  • 家のPC


  • で、リストをいつでも、どこでも
    メモれるようにして使っています。

    Googleドキュメントってなに!?

    って言う人は、こちらをチェック!

    Google ドキュメント – 初めての方へ

    G-Mailなどを持っている人なら、
    無料で、すぐに使えますよ(´▽`v)

    最後に


    おまえは集中力がないなぁ~」とか
    もっと緊張感を持って仕事しろよ!」とか、

    怒られたことありませんか?

    ミスをする原因は、集中力がないことでも、
    緊張感がないためでもありません。

    漏れが出ない為のルールを作ってそれを守る!

    という、間違えない為のルールが
    確立していないこと事が原因です。

    本当は、上司や先輩が、あなたの仕事ぶりをみて、
    ミスをしない為のルール作りをするべきなのです。

    ところが、あなたの上司や先輩は、
    ちょっとサボり癖があるみたいですね(笑)

    だって、あなたがミスを続けてするのを、
    止めることができていないんですもの!

    だったら、自分でルールを作って
    もう、ミスをしない仕組みを作っちゃいましょう!
    ヾ(〃^∇^)ノ

    忘れない為のルールを作り、うまく他人を巻き込んだりして、
    ミスを減らす対策をして、改善して行きましょう!

    こんな方法でミスが減ったよ!

    という方法がもしあった場合。

    良かったら、シェアお願いします(笑)

    かんばってくださいね!
    応援しています(゜∇^)b


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