ビジネス上での電話のかけ方とマナーとは?切り方にも注意!

社会に出たときビジネスマナーとして最初に覚えておくと良いのが電話のかけ方などの電話のマナー。

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とり方、かけ方、まわし方など、家とは違う対応が必要になってくるので覚えておきたいところですね。

今回はビジネスの上での電話のマナーについて紹介していきましょう。


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家とは違う会社の電話の使い方


普段から丁寧に電話対応している方は多いとは思いますが、やはり家の電話対応とビジネスマナーとしての電話対応では違いがあります。

とり方、かけ方、回し方など、それぞれ順番にみていきましょう。

電話のとり方


会社や企業としてはかかってきた電話はなるべくお待たせしないでとりたいもの。

なので忙しい場合でも2コール以内に電話に出るようにしましょう。

もし3コール鳴ってしまった場合は必ず、

お待たせいたしました

の一言を添えるのを忘れないようにしましょう。

電話のかけ方


こちらから電話をかけた場合はまず、一番最初に、

株式会社○○の○○と申します

と自分の会社名名前を名乗るようにしましょう。

もし電話を取り次いでもらった場合は二度目であっても必ずもう一度名前を名乗りましょう。

また、初めての電話をかける相手の場合は、

お世話になります

を最初につけ、いつもかける相手の場合は、

お世話になっております

と言ってから、名乗るようにしましょう。

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また、ビジネスの上では電話はかけた方からかけ直すというのがマナーです。

相手がいなかった場合は、

折り返しご連絡するようにいたします

と、こちらからかけなおすようにしましょう。

急ぎの用の場合は別!

ただし、

「○時までの対応が必要」とか、
「今日中に伝えないといけない」など、

緊急の場合は、こちらから何回もかけなおすよりも、
相手と連絡を取るほうが大事!

なので、

お手数ですが、ご伝言をお願いできますでしょうか

や、場合によっては、

大変恐縮ですが、折り返しご連絡をお願いできますでしょうか

など、相手との連絡を取ることを優先しましょう。


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電話のまわし方


最期に電話を受けるときのマナーです。

電話を取り次ぐ際は、

確認いたしますので少々お待ち下さいませ

と待たせる理由を伝えた上で、必ず保留にしましょう。

取り次ぐ相手が近くに居たとしてもこちらの声が漏れ聞こえるのはマナー違反なので、一旦保留にするというポイントを覚えておきましょう。

場合によっては、担当の人が社内にいるけど事情により出られないなんて事もあります。
(^^;

「あ、ただ今戻りましたので」とか、
「今、○○中ですので」

など、詳しいことは言わず、「確認します」と言った上で、
本人に回しましょう。

取り次ぐ相手がいない(不在)場合

また、相手が指名した相手が不在の場合は、2パターンに分かれます。

1つは、社内にいて少し席をはずしている場合。
もう1つは、出かけてる場合や、終日いない場合です。

社内にはいるけど、席にいない場合は、

「申し訳ございません、○○はただいま席をはずしております」

と、伝えて相手の希望を聞きましょう。


また、出かけている場合や、終日不在の場合は、

「申し訳ございません、○○はただいま外出をしております」
「申し訳ございません、○○は本日お休みをいただいております」

と、しばらく社内に戻らない旨を伝えましょう。

折り返しの連絡が必要と成る場合は、相手先の、

  • 会社名

  • 名前

  • 要件

  • 折り返しの連絡先


などをきちんと聞き、相手の意向を確認しましょう。
最後に復唱すると伝え漏れや聞き間違いなどがなくなります。

聞いただけだと忘れてしまうので、
すぐにメモを取れる紙とペンを電話のそばに置いておくようにしましょう。

電話応対のやり取り例


ではここでは分かりやすく、電話対応のやり取りを実際に対話形式で紹介しておきましょう。

担当者がいる場合

自分「お電話ありがとうございます。株式会社○○でございます

B社「○○物産の○○と申します」

自分「いつもお世話になっております」

B社「本日、○○部署の○○様はいらっしゃいますでしょうか?」

自分「お繋ぎいたしますので、少々お待ち下さいませ」

繋ぐ際は必ず保留にするのがマナーです。

担当者が不在の場合

自分「申し訳ありませんが、ただいま○○は席を外しております。」

自分「戻りましたら、折り返しお電話を差し上げましょうか?」

B社「あ、また、こちらから改めてご連絡させて頂きます」

A社「承知いたしました。○○が承りました」

B社「それでは失礼いたします」

担当が不在の場合は、折り返しの電話や伝言などをどうするか、相手が言う前に意向を伺う方が親切です。そして最後に自分の名前を名乗りましょう。

ビジネス上での電話の切り方


一般的な電話のマナーとしてはかけた方から切るのが通常です。

しかしビジネスの上では発注者やお客様からの電話は先に切らないというマナーがあります。

上司や目上の方に対しても同じで、先に電話を切ってしまうのは失礼に当たる場合があります。

なので、丁寧な対応を心掛けたい場合は向こうが切ってから電話を終えるようにしましょう。


よくあるのが勢いよく「ガチャッ!」っと電話が切られる場合。

これもマナー違反ですし、やられたほうは心象が良くないです。
(^^;

回避策としては、音が相手に伝わらないように電話のフックを指でゆっくり押してから受話器をおくようにしましょう。

まとめ


今回はビジネス上での電話のかけ方とマナーについて紹介しました。

普段の家やケータイの電話とは違って、覚えなければならないポイントがたくさんあって最初は混乱してしまうかもしれません。

しかし忘れずに名前を名乗ることや、「少々お待ち下さいませ」「恐れ入りますが」などのクッションとなる言葉はお仕事をする上でしょっちゅう使いますので、最初にきちっと覚えておきましょう。

今回は以上です。
参考になりましたら幸いです。
(*゚ー゚*)ノ




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